Importer une fiche entreprise ↪️🏭
Dans cette documentation, vous trouverez les instructions pour importer vos données clients sur job explorer et enrichir ainsi votre CRM.
🚨job explorer permet (uniquement aux administrateurs) d’importer des fichiers Excel contenant des entreprises et des contacts.
Dans le menu principal, cliquer sur l’onglet « Entreprises », puis cliquez sur 👉 "Importer des entreprises"
Accédez à la page d’import et commencer par télécharger le fichier d'exemple
🚨Le gabarit du fichier Excel que vous souhaitez importer doit être le même que celui du fichier d’exemple présent sur cette page (téléchargeable en cliquant sur le lien : "Télécharger le fichier d'exemple"
👉Veillez aussi à respecter le format xls.
Le fichier à importer doit correspondre au gabarit fourni. Il ressemblera donc au visuel ci-dessous.👀👇
Sans cela, l'import ne fonctionnera pas...😥
Seuls les champs présents dans le gabarit Excel peuvent être importés par les administrateurs. Cependant pas d'inquiétude, si vous devez importer des données contenant d'autres informations, vous pouvez évidemment nous contactez-nous sur help@job-explorer.io 😉
☝️Les champs obligatoires dans le fichier pour l'import sont :
- La Raison sociale de l'entreprise à importer
- Le Numéro de SIRET de l'entreprise à importer.
- Le Téléphone de l'entreprise ou du contact
✏️Note : le numéro de SIRET doit être unique. Si vous importez plusieurs contacts d'une même entreprise, dupliquez les informations de la ligne entreprise et pour chaque ligne modifiez le nom du contact, ainsi que ses coordonnées si nécessaire. Une seule entreprise sera créée et les contacts seront associés à la fiche entreprise.✨👍
💡Si vous ne précisez aucun contact pour une ligne d'entreprise, job explorer créera automatiquement un contact "DRH".
Les autres champs sont facultatifs
☝️Cependant, 3 précisions utiles sur les champs facultatifs avant de continuer
Vous pouvez importer des donnés liées à des référentiels dans job explorer. Dans ce cas, il faut impérativement que les données soient saisies de façon STRICTEMENT identique.👀🚨
👉Par exemple:
Si vous importez des entreprises avec le Code NAF 7022Z, mais que votre fichier les écrit 7022 Z et non 7022Z comme dans job explorer, ces champs ne seront pas repris !
- Si des champs facultatifs non liés à un référentiel ne sont pas renseignés (totalement ou partiellement), l'import ne sera pas bloqué
- Si des champs facultatifs liés à un référentiel sont mal renseignés, ils ne seront pas repris, mais l'import ne sera pas bloqué
Les champs facultatifs liés à un référentiel :
Les champs facultatifs non liés à un référentiel :
Une fois votre fichier préparé, vous pouvez passer à l'étape d'import !🥳
Importer le fichier d'entreprises
Cliquez sur "Choisir un fichier" :
👉Indiquez la source du fichier dans la liste déroulante (Note : la source du fichier est un référentiel présent dans les Préférences) :
☝️Indiquez une date et un horaire de relance (facultatif). job explorer créera automatiquement une action de rappel pour tous les contacts importés à la date et à l'heure choisie :
💡Liez un ou plusieurs utilisateurs aux contacts importés : Note : cette association détermine la visibilité ou non du contact et de l'entreprise par les autres utilisateurs en fonction du paramétrage de votre process entreprises et contacts.
Une fois l'import finalisé, le message de confirmation apparait en indiquant le nombre de contacts importés
Traitement des doublons
Si des entreprises contenant le même numéro de SIRET sont trouvés dans votre base, job vous demande ce que vous souhaitez faire :
👉Indiquez alors parmi les doublons, les entreprises que vous souhaitez mettre à jour. Les fiche entreprises sélectionnées seront mises à jour avec les données du fichier, en écrasant les données déjà présentes, et un nouveau contact sera créé pour chaque ligne contenant un SIRET différent dans le fichier :
